چگونه با یادداشت برداری حاشیه ای شنونده بهتری شویم؟
پویایی تیم (Team Dynamic) در واقع همان نیروهای ناخودآگاه و روانی است که بر رفتار و عملکرد تیم تاثیر می‌گذارند و مانند دریا می‌تواند قایق‌ها را در مسیری متفاوت با مقصد سفر پیش ببرند. این مسئله می‌تواند یک جلسه کاری را به مسیر صحیح رهنمون کند یا اینکه با پیش رفتن در بیراهه، تیم را به ناکجا برساند. در اینجاست که مسئله‌ای به نام یادداشت برداری حاشیه ای مطرح میشود. این متد که در واقع یکی از تازه ترین روش‌های انواع یادداشت برداری جدید است که یک مدیر یا کارمند می‌تواند با آن شنونده‌ی بهتری باشد. چگونه؟ پاسختان را در انتهای این مقاله خواهید آموخت.
ضرورت یادداشت برداری حاشیه ای
آیا شما هم مثل من تا به حال در جلسه‌ای بوده‌اید که در آن حاضرین:
- مدام جلوی صحبت یکدیگر را می‌گیرند؟!
- بجای اینکه دل به صحبت یکدیگر بدهند و موضوع اصلی را پیش ببرند، مدام ایده‌های جدید نامربوط می‌دهند؟!
- نظرات دیگران را فقط مدام تکرار می‌کنند؟!
این مشکلات زمان و انرژی را هدر می‌دهند و معمولا به چنین مشکلاتی منجر می شوند:
- جلسات بیشتر برای برطرف کردن سوء تفاهم‌ها
- مصوبات زیاد ناشی از تصمیمهای نامرتبط
- افزایش تنش بین کارمندان مدیران
فراموش نکنید که زمان و انرژی جزو آن دسته از دارایی‌های سازمانی به شمار می‌روند که قابل برگشت نیستند. با این حال چیزی که می‌تواند تغییر بزرگی برای بهبود جلسات ایجاد کند، مهارت گوش دادن است. با بهبود مهارت گوش دادن و درک صحیح گفته‌های دیگران، می‌توانیم زمان جلسات را کاهش دهیم و از تکرار آنها و ایجاد سؤتفاهم جلوگیری کنیم.
اگر گوش دادن می‌تواند بسیاری از مشکلات را حل کند، چرا تمرین و بکار بستن این مهارت ساده اینقدر برای ما سخت است؟
- شاید دلیل این هست که ما با ارائه ایده‌های خود یا تکذیب دیگران، فقط به قطع صحبت‌های دیگران گوش می‌دهیم!
- یا شاید ما مدام به چشم اندازهای خودمان می‌پریم و فراموش می‌کنیم افراد دیگر نیز نظری دارند.
- یا شاید نگران هستیم اگر مدتی طولانی به حرف دیگران توجه کنیم، حرفمان را فراموش کنیم.
“بنابراین ما فقط به مکالمات با خودمان توجه می‌کنیم بجای اینکه به دیگران گوش دهیم تا آنها را درک کنیم!”
اما راهی ساده برای برای گوش دادن موثر در جلسات وجود دارد که در این مقاله می‌خواهیم به آن بپردازیم: یادداشت برداری حاشیه ای! ممکن است شما هم اکنون طی جلسات یادداشت برداری کنید اما تا زمانی‌که از این یادداشت برداری ها برای فهم آنچه دیگران می‌گویند و پاسخ مناسب به آنها استفاده نکنید، ممکن است به دام «پاسخ دادن بدون فکر» مثل کسانی که یادداشت برداری نمی‌کنند بیافتید. یادداشت برداری حاشیه ای به شما اجازه میدهد، بجای اینکه اولین چیزی که به ذهنتان می‌رسد را بگویید، فکر کنید، اطلاعات را پردازش کنید، یک رابطه میان نکات مورد ایجاد کنید و سوالات موثر بپرسید.
یادداشت برداری حاشیه ای چیست و چگونه عمل می‌کند؟
- برای این کار دفتری با حاشیه زیاد انتخاب کنید و زمانی که فرد دیگری در حال صحبت است، یادداشت برداری کنید. در قسمت اصلی یادداشت، فقط آنچه دیگران می‌گویند را ثبت کنید. لازم نیست هر چیزی که گفته میشود را بنویسید. فقط نکات کلیدی و کلمات مهم را یادداشت کنید. بعداً می‌توانید با دقت بیشتری، آنها را کامل کنید.
- در یادداشت برداری حاشیه ای ایده‌ها، قضاوت‌ها، سؤتفاهم‌ها و سوالات خود را برای هر یک از نکات کلیدی ثبت کنید. با یادداشت برداری حاشیه ای، افکار خود را از آنچه که دیگران می‌گویند جدا می‌کنید. این مسئله به شما اجازه میدهد تا افکار خود را کنار بگذارید و به شما فضا برای گوش دادن به دیگران می دهد.
به عنوان مثال، زمانی که رئیس هیجان‌زده شما، ایده‌ای پس از ایده دیگر را برای راه اندازی محصول معرفی می‌کند، بهتر است در حاشیه، «نحوه تحقق بودجه» یا «نبود نیروی متخصص» را یادداشت کنید.
- هنگامی که صحبت می‌کنید، فقط مواردی از یادداشت برداری حاشیه ای خود را که بیشترین اولویت را دارند مطرح کنید و سپس روی آنها خط بکشید. اگر بعضی موضوعات مهم را قبلاً گفته‌اید یا در طول جلسه جمع‌بندی آنها سخت است، آنها را علامت بزنید تا بعداً سراغشان بروید.
مثال: آریا مدیرعامل یک مجموع ۲۰۰ نفری است با مشکلاتی دست وپنجه نرم می‌کند. این مشکلات عبارتند از:
- منابع مالی در حال حاضر به شدت محدود شده‌اند.
- چند فرد کلیدی از سازمان رفته‌اند.
- تنش در سازمان بالاست.
- سایر افراد کلیدی سازمان بدنبال به چالش کشیدن یکدیگر هستند.
- سایرین هم نگرانند که چه زمانی باید مثل بقیه عمل کنند.
- عدم ارتباط موثر منجر به تصمیم‌گیری‌های بسیار زیاد، ایجاد ناامیدی، تعارضات پیدا و پنهان در جلسات شده است.
آیدا (قائم مقام شرکت) تمامی گزارشات مستقیم را جمع کرده تا طی یک جلسه با سایر مدیران، درباره واکنش شرکت به کاهش منابع صحبت کند.طی جلسه آریا نکات اصلی را در سمت راست و سوالات، افکار و مشاهداتش را در سمت چپ نوشته است؛
| نکات اصلی | یادداشت برداری حاشیه ای |
| نیاز به کاهش ۲۵ درصدی بودجه برای اولین سال مالی پیش رو | بجای نگاه کامل به کل پروژه و معیارها برای کاهش بودجه، مرتضی و محسن به بیان منافع خودشان می‌پردازند. |
| تصمیم گیری برای اینکه کدام پروژه‌ها را متوقف کنیم بجای اینکه کاهش بودجه را در تمامی پروژه‌ها داشته باشیم. | پروژه‌های مرتضی دو فرجه زمانی قبلی خود را رعایت نکرده. آیا ما نباید پروژه‌هایی که خوب پیش نرفته‌اند را بازنگری کنیم؟ |
| مرتضی در مورد آنچه شایسته پروژه‌های اوست، صحبت کرد |
آیا آیدا تصمیم گیرنده نهایی هست؟ آیا آیدا به آنها اجازه داده برای جمع آوری اطلاعات بیشتر صحبت کنند یا فقط از تضاد جلوگیری کرده است؟ |
| محسن زنجیره ارزش پروژه‌اش را روی تخته کشید | چرا باید پروژه‌ای را کلا کنسل کنیم، بجای اینکه کاهش بودجه را در تمامی پروژه‌ها پخش کنیم؟ |
| محسن اشاره کرد چه داده‌هایی را باید جمع‌آوری کنیم، برای اینکه بتوانیم این تصمیمات را بگیریم. |
چه میشود اگر بجای کنسل کردن پروژه‌ها، کاهش هزینه را در زیرساخت و مارکتینگ ببینیم؟ مرتضی و محسن در زمان صحبتشان، فقط به آیدا نگاه می‌کنند. |
| آیدا یک Timeline یا برنامه زمانی ارائه کرد. | هیچ کسی اشاره نکرد که چگونه به کاهش ۲۵ درصدی برسیم؟ ما مستقیم به سراغ کاهش هزینه رفتیم. |
| محمد از آیدا پرسید که انتظاراتش چیست؟ |
این چهارمین بار هست که محمد طی سه جلسه این هفته از آیدا می‌خواهد تا مرتضی و محسن را راهنمایی کند تا به مسئله اصلی برگردند. موارد زیادی هست که نشان میدهد عملکرد تیم ما مناسب نیست. |
آریا چند روز بعد به دفتر یادداشت بردای خود مراجعه کرد تا مواردی که برای تصمیمات شرکت در جهت کاهش بودجه پروژه‌ها بود را مرور کند. او با این سوالات مواجه شد:
- معیارهای تصمیم‌گیری برای کاهش بودجه چه بود؟
- آیا باید کاهش بودجه در تمامی پروژه‌ها خود را نشان می‌داد یا اینکه تعدادی پروژه تعطیل می‌شد؟
- او تا پایان جلسه صبر کرده بود تا کاهش بودجه در زیر ساخت و مارکتینگ را پیشنهاد بدهد.
در این میان، آریا از نگرانی‌هایش هم نوشته بود:
- ما یک فرهنگ عملیاتی محور داریم. آیا نباید کمی آهسته‌تر حرکت کنیم؟
- آیا ما از احتمالات با عدم سوال در مورد فرضیاتمان چشم‌پوشی نکرده‌ایم؟
او همچنین از خودش پرسیده بود:
- چرا تیم از من به عنوان مدیرعامل سوال نمی‌پرسد؛ آنها بلافاصله سراغ اقدام و اجرا می‌روند؛ آیا ما در سازمان، تنها به قضاوت‌های من تکیه نمی‌کنیم؟
- آیا نباید برخی تصمیم‌گیری‌ها بر اساس تصمیم‌گیری تیم و نظرات دیگران انجام شود؟
- آیا نباید نگران پرورش و شیوع یک فرهنگ بدون تعارضات و سالم باشیم؟
- آیدا همیشه با مشاهده مرتضی و محسن (دو نفر از مدیران) وقتی که میخواستند وارد بحث شوند، نگران می‌شده اما مرتضی و محسن گویا میخواستند فقط نظراتشان را بیان کنند!
آریا با این حاشیه نویسی‌ها می‌تواند تصمیمی سنجیده بگیرد تا چگونه مسیر پیشروی جلسات را به نحوی پیش ببرد که بر اساس خروجی‌های مد نظر باشد. بجای اینکه بیشتر آتشی باشد بر رقابت میان افراد تیمش.
نکات مهم در یادداشت برداری حاشیه ای
بهتر است همانطور که یادداشت برداری حاشیه‌ای می‌کنیم، فقط واقعیت‌های بحث را ننویسیم. بلکه موارد زیر را در نظر بگیریم تا قادر شویم به راحتی گوش کنیم.
- تم (Theme) یا آنچه زمینه صحبت‌ها در جلسات هستند را بنویسیم
زمانی که به موضوعات مطرح شده گوش می‌دهیم، بنویسیم که تم چیست؟ چقدر ارتباط میان تم و صحبت‌ها وجود دارد؟ ببینیم چه مسئله‌ای بزرگترین داستانی که تعریف می‌کنند به شمار می‌رود؟ مثلا مشاهدات آریا در مورد فرهنگ سازمان یکی از این تم‌ها هست.
- سوالاتمان را بنویسیم و در زمان مناسب بپرسیم
آریا تا پایان جلسه روی پیشنهادش (کاهش هزینه زیرساخت و مارکتینگ) متمرکز بوده. این مسئله باعث شده بقیه صحبت‌ها را گوش نکند و حتی سوال خود را در زمان مناسب نپرسد.
- همیشه فرضیه‌هایمان را تست کنیم
هنگامی که فردی صحبتی کلی را برای اولین بار در یک جلسه عنوان می‌کند، قبل از اینکه با او برخورد کنیم، سعی کنیم به بررسی تمامی جوانب آن موضوع بپردازیم. برای مثال آریا چندین سناریو برای چگونگی اجرای کاهش هزینه‌ها داشت و چند راه حل برای افزایش سرمایه بجای کاهش بودجه اما فرصت ارائه آنها را پیدا نکرد.
- به آنچه گفته نمی شود هم توجه کنیم!
اطلاعات بسیار ارزشمندی در آنچه گفته نمی‌شود و آنچه با رفتارها بیان میشود نهفته است. آریا به این مورد اشاره کرد که هیچکس سوالی نپرسید و فرضیاتش را به چالش نکشید؛ آنها به سرعت سراغ بحث در مورد پروژه‌های مشخص و اجرای کاهش بودجه رفتند. علاوه بر این او رفتارهای غیرکلامی زیادی هم مشاهده کرد. برای مثال زمانی که مرتضی و محسن در مورد پروژه‌هایشان توضیح می‌دادند، فقط با آیدا ارتباط چشمی برقرار کردند و بقیه اعضای حاضر و حتی یکدیگر هم نگاه نکردند. شاید آن دو میخواستند با آیدا لابی کنند تا فقط پروژه‌های آنها در ذهن آیدا باشد.
- متوجه باشید که در نهایت چه چیزی را به اشتراک می‌گذارید
فراموش نکنید لازم نیست همه چیز را در یک جلسه به اشتراک بگذاریم. برای مثال آریا به سادگی سه سؤال مطرح کرد که مسیر جلسه را تغییر دادند. او بعدها بطور خصوصی با آیدا در مورد بعضی از نگرانی‌هایش صحبت کرد. با این وجود او برخی از نکات را عنوان نکرد تا بتواند بعدها اطلاعاتش را تکمیل کند.
یادداشت برداری حاشیه ای به ما کمک می‌کند، آنچه گفته میشود را بعداً پیگیری کنیم و با نوشتن افکارمان کنار هر نکته، اطمینان حاصل کنیم که پیگیری‌های مهم را فراموش نخواهیم کرد. با یادداشت برداری حاشیه ای در جلسات، این امکان را خواهیم داشت تا بیشتر گوش دهیم، رابطه بین موارد مهم را بیابیم، ایده‌هایمان را قانع کننده‌تر بیان کنیم و کارهای واقعی بیشتری را طی جلسات انجام دهیم.
داشتن یا نداشتن مهارت «یادداشت برداری حاشیه ای» برای رسیدن بهتر و راحت تر به اهداف با خودمان است! ولی دانستن این موارد از ندانستن آنها بهتر هست!
الهام گرفته شده از مقاله HBR
نوشته: حسن فرهاد، کارشناس ارشد مدیریت بازاریابی
ویرایش: امین قیاسی، کارشناس محتوا، یاسمن اکبرزاده، کارشناس ارشد روانشناسی بالینی
بازبینی: امین زندی، روانشناس بالینی
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
بازی چگونه به بهبود افسردگیم کمک کرد؟
خشونت و ویدئوگیم
تراجنسیتی از دیدگاه روانشناختی
طلاق عاطفی چیست و چگونه رخ میدهد؟
رواندرمانی آنلاین و فواید آن برای ایرانیان مقیم خارج از کشور
